1. OBJETIVO

El presente documento tiene como finalidad establecer las directrices bajo las cuales VHF LTDA realiza el tratamiento de los datos personales de sus clientes, proveedores y personal interno, garantizando la protección de su privacidad, la seguridad de la información y el respeto de los derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012 y demás normatividad vigente en Colombia.

2. ALCANCE

Esta política aplica al tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados, transmitidos y/o eliminados por VHF LTDA en el marco de sus actividades comerciales, contractuales, laborales y administrativas, tanto en medios físicos como digitales.

3. DEFINICIONES

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
DATO PERSONAL: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
DATO SENSIBLE: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
TRATAMIENTO: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. PRINCIPIOS ESPECÍFICOS

A) Principio de Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad regulada que debe sujetarse a lo dispuesto en la ley.
B) Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
C) Principio de Finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular.
D) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
E) Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
F) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos y las disposiciones de la ley.
G) Principio de Seguridad: Se deben implementar medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger la información.
H) Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

5. DATO SENSIBLE

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, datos relacionados con la salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros.

6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

VHF LTDA
Dirección: Calle 70c # 93a – 50 Bodega 3. Bogotá D.C. – Colombia
Correo: info@vhfltda.com
Teléfono: 601 6607940

7. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

Los datos personales recolectados por VHF LTDA serán utilizados para el desarrollo de su objeto social, incluyendo fines administrativos, comerciales, contractuales, contables, de servicio al cliente y demás relacionados con su actividad económica.

8. DERECHOS DEL TITULAR

– Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
– Solicitar prueba de la autorización otorgada.
– Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus datos.
– Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
– Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

9. DEBERES DE VHF LTDA

– Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
– Conservar la información con las medidas de seguridad necesarias.
– Tramitar consultas y reclamos.
– Informar a la autoridad competente sobre violaciones a los códigos de seguridad.
– Cumplir con las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. AUTORIZACIÓN

El tratamiento de datos personales por parte de VHF LTDA requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos o verbales.

11. MEDIOS Y PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

La autorización podrá constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, grabaciones de voz, mensajes enviados a través de medios electrónicos u otros que permitan garantizar su posterior consulta o por medio de un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos. La autorización será solicitada por VHF LTDA de manera previa al tratamiento de los datos personales.

12. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN

No se requerirá autorización cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Datos de naturaleza pública.

• Casos de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

13. AVISO DE PRIVACIDAD

En caso de no poder poner a disposición del titular la política de tratamiento de datos, VHF LTDA informará mediante un aviso de privacidad sobre la existencia de la política, el modo de acceder a la misma y las finalidades que se pretenden con el tratamiento de los datos.

14. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS DE CLIENTES

La información de clientes será utilizada para:

• Contacto comercial y envío de información sobre productos, servicios, ofertas y promociones.

• Procesamiento de pedidos, facturación y entrega de productos.

• Soporte técnico, atención de garantías y servicio postventa.

• Actividades de fidelización y mercadeo.

15. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES

La información de proveedores será utilizada para:

• Gestión de contratos de suministro y prestación de servicios.

• Procesos de pago y facturación.

• Evaluación de desempeño del proveedor.

• Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.

16. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS DE EMPLEADOS

La información de empleados y aspirantes será utilizada para:

• Procesos de selección, vinculación, evaluación, capacitación y desarrollo del talento humano.

• Administración de nómina, pagos de seguridad social y beneficios laborales.

• Cumplimiento de obligaciones legales en materia laboral y de seguridad social.

• Prevención de riesgos laborales y salud ocupacional.

17. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

VHF LTDA implementa medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Entre ellas:

• Restricción de acceso a la información.

• Copias de respaldo y recuperación de información.

• Políticas internas de seguridad de la información.

• Protocolos de confidencialidad con empleados y terceros.

18. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

Los datos personales podrán ser transferidos o transmitidos a terceros en Colombia o en el exterior cuando:

• Exista autorización previa del titular.

• Sea necesario para la ejecución de un contrato.

• Exista mandato legal o judicial.

• Sea requerido para servicios de almacenamiento, hosting, soporte técnico u otros vinculados a la operación de VHF LTDA, garantizando que dichos terceros cumplan con estándares adecuados de protección de datos.

19. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

Los titulares podrán consultar en cualquier momento la información personal que repose en las bases de datos de VHF LTDA. La consulta se formulará a través de los canales habilitados (correo electrónico, correspondencia física o atención telefónica). La respuesta será dada en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. En caso de no poder atender la consulta en dicho término, se informará al interesado explicando las razones y señalando la fecha en que será atendida, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

20. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

Cuando el titular considere que la información contenida en una base de datos de VHF LTDA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de VHF LTDA, podrá presentar un reclamo a través de los canales habilitados. El reclamo deberá contener como mínimo:

• Identificación del titular.

• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

• Dirección de notificación.

• Documentos de soporte que se quieran hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las fallas. Una vez recibido el reclamo completo, VHF LTDA tendrá quince (15) días hábiles para atenderlo. De no ser posible, se informará al interesado señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, sin que supere los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

21. SUPRESIÓN DE DATOS

El titular podrá solicitar en cualquier momento la supresión de sus datos personales cuando:

• Considere que no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la ley.

• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de las bases de datos de VHF LTDA. Sin embargo, la solicitud de supresión no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

22. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares podrán revocar la autorización otorgada en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La revocatoria podrá ser total o parcial respecto de ciertas finalidades.

23. CANALES DE ATENCIÓN

Para consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales, los titulares podrán comunicarse a través de los siguientes medios:

• Correo electrónico: info@vhfltda.com

• Dirección física: Calle 70c # 93a – 50 Bodega 3. Bogotá D.C. – Colombia

• Teléfono: 601 6607940

24. RESPONSABLE DE ATENCIÓN DE PETICIONES

El área de Gestión Humana y HSQ de VHF LTDA será la encargada de tramitar las solicitudes de los titulares y garantizar el ejercicio efectivo de sus derechos.

25. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos administradas por VHF LTDA tendrán una vigencia igual al periodo necesario para cumplir las finalidades de tratamiento de los datos, respetando lo establecido por la ley. Una vez cumplida la finalidad, los datos serán eliminados, salvo que exista una obligación legal o contractual de conservarlos.

26. POLÍTICAS DE CONFIDENCIALIDAD

Todo el personal de VHF LTDA y terceros que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligados a guardar la debida confidencialidad, aun después de finalizada su relación contractual o laboral con la compañía.

27. CAPACITACIÓN

VHF LTDA promoverá capacitaciones periódicas a sus empleados sobre la importancia de la protección de datos personales, la aplicación de la presente política y la normatividad vigente.

28. MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

VHF LTDA se reserva el derecho de modificar en cualquier momento la presente política. Toda modificación será informada a los titulares de los datos a través de los canales habituales de comunicación y publicada en la página web www.vhfltda.com.

29. FECHA DE ENTRADA EN VIGOR

La presente política de tratamiento de datos personales entra en vigencia a partir del 25 de septiembre de 2025.

30. AVISO DE PRIVACIDAD

VHF LTDA, con domicilio en la Ciudad de Bogotá, Colombia, actúa y es responsable del Tratamiento de los datos personales de clientes, proveedores y empleados. La información recolectada será utilizada únicamente para los fines aquí descritos, garantizando la confidencialidad, seguridad y los derechos de los titulares, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.